आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली वित्तीय कारोवार गर्ने सहकारी संस्थालाई कारोवारमा व्यवस्थित, सुरक्षित र पारदर्शिता कायम गराउने एक बैज्ञानिक प्रक्रिया हो । वित्तीय कारोवार गर्ने सहकारी संस्थाहरुमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई प्रभावकारी बनाउन लेखा समितिको महत्वपूर्ण भूमिका रहेको हुन्छ ।
लेखा समितिले समय समयमा संस्थाको आन्तरिक लेखापरीक्षण गरी÷गराई सुधार गर्नुपर्ने क्षेत्रमा संस्थाको व्यवस्थापनलाई सुझाव प्रदान गर्छ । आन्तरिक लेखापरीक्षण कार्यमा पाइएका कैफियत तथा संस्थाहरुले पालना गर्नुपर्ने अन्य बैधानिक दायित्वका बारेमा जाँचबुझ गर्न तथा सम्बन्धित पक्षलाई आवश्यक लिखित तथा मौखिक सुझावहरु दिन लेखा समितिले स्वतन्त्रपुर्वक कार्य गर्ने वातावरण हुनुपर्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संस्थाको लक्ष्य प्राप्ती र भावी रणनीति तय गर्नको लागि सहयोग पु¥याउँछ । जसले गर्दा दिर्घकालिन रुपमा आम जनमानसमा सकारात्मक प्रभाव पर्न गई संस्थाको छवीमा उच्चता कायम गर्न मार्ग प्रदान गर्छ । कुनै पनि संस्थाको व्यवस्थित रुपमा कार्य सञ्चालनको लागि आवश्यक नीति, नियम कार्यविधी तथा प्रत्रियाको तर्जुमा, सो को प्रभावकारी कार्यन्वयन र नीति तथा कार्यान्वयनका बीच उचित समन्वय भए नभएको जाँचबुझ गरी आवश्यक सुधारका लागि सुझाव प्रदान गर्ने संयन्त्रको जरुरत पर्दछ ।
सामान्यतया वित्तीय कारोवार गर्ने सहकारी संस्थाहरुको विभिन्न तहका जोखिम व्यवस्थापन तथा न्यूनीकरण गर्न आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रमुख भूमिका रहेको हुन्छ ।
सहकारी व्यवसायको विभिन्न क्षेत्रमा अदृश्य रुपमा रहेका जोखिमहरुको पहिचान गरी सो को उपयुक्त समाधान पहिल्याउनका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले सघाउ पु¥याउँछ र यसले संस्थामा सुशासन कायम राख्न मद्धत पनि पुग्दछ । संस्थाको लक्ष्य प्राप्तीका लागि निर्माण गरिएका संयन्त्रहरुको सक्रिय तथा प्रभावकारी भूमिकाले महत्वपूर्ण योगदान पु¥याएको हुन्छ ।
विद्यमान प्रचलित कानुन तथा नीति नियमको अधिनमा रहेर संस्थालाई सुचारु, व्यवस्थित तथा प्रभावकारी ढंगले सञ्चालन गर्नका लागि विभिन्न प्रणालीहरुले कार्य गरिरहेका हुन्छन् । ती प्रणालीहरु अन्र्तगत, कार्य सञ्चालन प्रणाली, व्यवस्थापन सूचना प्रणाली, आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली, अनुगमन तथा मूल्याङ्कन प्रणाली, उत्पादन तथा सेवा विकास प्रणाली, जनशक्ति विकास प्रणाली, संस्थागत सुशासन प्रणाली, प्रविधि विकास प्रणाली, व्यवसाय प्रवद्र्धन प्रणाली, दिगो लक्ष्य प्राप्ती आदि पर्दछन । जस मध्ये यहाँ आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको बारेमा चर्चा गर्ने प्रयास गरिएको छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली जुनसुकै प्रकारको नियमित तथा आवधिक गतिविधीहरुसँग सम्बन्धित पद्धति तथा प्रक्रियाहरुको एउटा संयुक्त रुप हो जसले संस्थाको सम्पत्तिको सुरक्षा, ऋणी सदस्यहरुको सेवाको गुणस्तरमा सुधार, वित्तीय सूचनाहरुको सत्यताको जाँच, व्यवस्थापन नीति तथा मार्गदर्शन प्रति पदाधिकारी र कर्मचारीहरुको जवाफदेहितालाई जोड दिएको हुन्छ ।
वित्तीय कारोवार गर्ने जुनसुकै संस्थाहरुमा प्रभावकारी सञ्चालन तथा व्यवस्थापनका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको जरुरत पर्दछ । यस उद्देश्य पूरा गर्नको लागि संस्थाहरुको सांगठनिक संरचनामा लेखापरीक्षण÷लेखा समितिको व्यवस्था गरिएको हुन्छ । जसले आवधिक रुपमा संस्थाको कार्यसञ्चालन तथा व्यवस्थापन नीति तथा प्रकृयागत ढंगले सञ्चालन भए नभएको सुक्ष्म ढंगले जाँचबुझ गरी सम्बन्धित तथा जिम्मेवार पक्षलाई सुझाव दिने गर्दछ । संस्थाले सुदृढ आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको लागि संस्था सञ्चालनसँग सम्बन्धित निम्न क्षेत्रहरुमा विशेष ध्यान दिनु अपरिहार्य हुन्छ ।
(क) पदिय जिम्मेवारीको उपयुक्त बाँडफाँड
जिम्मेवारीको बाँडफाँडले सहि र वास्तविक तथ्याङ्क तथा सूचनाको सुनिश्चतता दिने मात्र नभई एकै व्यक्तिलाई मात्र सबै जसो कामको जिम्मेवारी सुम्पदा चेक जाँच नभई हुन सक्ने दुरासयपूर्ण गल्तीबाट समेत संस्थालाई जोगाउँछ ।
सम्बन्धित बिषयमा ज्ञान भएको पदाधिकारी वा कर्मचारीहरुलाई मुख्य जिम्मेवारी तथा क्रियाकलापहरुलाई आधिकारीकता प्रदान, प्रकृयागत कार्यमा संलग्नता, अभिलेख कार्यमा संलग्नता, कागजातहरुको समीक्षा, जस्ता कार्यहरु पदाधिकारी र कर्मचारीहरुका बीचमा स्पष्ट बाँडफाँड गर्नुपर्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा केवल नीतिहरु विकास गर्ने र वितरण गर्नेमा मात्र सिमित हुनु हुँदैन यसले संस्थाको हरेक तह र जिम्मेवारीमा रहि कार्य गर्ने पदाधिकारी वा कर्मचारीहरुले गरेको कामको अनुगमन गर्नुपर्दछ ।
(ख) अधिकार प्रत्यायोजन तथा कार्र्यान्वयन
संस्थाका कारोवार तथा गतिविधीहरु आफ्नो कार्यक्षेत्र र अधिकार क्षेत्र भित्रवाट आधिकारिकता प्रदान गर्नुपर्दछ । जिम्मेवारी तथा अधिकार पाएको व्यक्तिवाट कारोवारलाई प्रमाणित गराउनु पर्दछ । अधिकारलाई सामान्य तथा विशेष गरी दुई भागमा विभाजन गर्न सकिन्छ ।
सामान्य अधिकारः सामान्य अधिकार अन्र्तगत तोकिए बमोजिमको ऋणको सीमा, बचतका प्रकार, सेवा शुल्कको दर तथा स्वीकृत बजेट भित्रका कार्यालय सञ्चालन खर्चका सीमा अधिकार प्रत्योजन गर्नु पर्दछ । सदस्यहरुसँग अन्य कुनै थप शुल्क तथा सुविधा लिनका लागि समेत पूर्ण निषेध गर्नु पर्दछ ।
विशेष अधिकारः सामान्य अधिकारमा तोकिएको भन्दा थप अधिकार विशेष अधिकार अन्र्तगत पर्दछ । यस प्रकारको अधिकार प्रायः गरि सञ्चालन प्रमुख÷प्रबन्ध संचालक÷प्रमुख कार्यकारी अधिकृतलाई प्रदान गरिएको हुन्छ । जस्तै कुनै दैवि विपत्ति व्यवस्थापन कोषबाट लगानी हुने गरि ब्याज रहित कर्जा लगानी, रकमको सीमा अनुरुप बचतमा निश्चित प्रतिशत सम्म ब्याज छुट दिन सक्ने अधिकार विशेष अधिकार अन्र्तगत पर्दछ ।
(ग) अभिलेख तथा अभिलेखीकरणः
आन्तरिक नियन्त्रणको संरचना र सम्पूर्ण कारोबारको अभिलेख स्पष्टसँग अभिलेखीकरण भएको हुनु पर्दछ । कारोबारलाई तत्काल, आंशिक र पूर्ण खालको प्रमाणीकरणका लागि क्रमबद्धताका आधारमा प्रारम्भिक देखि अन्तिमकाल सम्मका कागजातहरुको जरुरत पर्दछ ।
(घ) निरिक्षण, अनुगमन तथा मूल्याङ्कनः
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको उद्देश्य पुरा गर्नको लागि सघन सुपरीवेक्षण हुनु पर्दछ । सम्बन्धित व्यवस्थापनका कर्मचारीले फिल्ड भ्रमण मार्फत बचत तथा ऋण सञ्चालनको नियमित अनुगमन गर्नुपर्दछ र सम्पूर्ण अनिमितता, आवश्यक भन्दा बढि खर्च भए नभएको, कार्यकुशलता भए नभएको, सञ्चालन प्रभावकारी भए÷नभएको सम्बन्धि प्राप्त निष्कर्षमा तत्काल जवाफदेहीपुर्ण कारवाही गर्नुपर्दछ । अनुगमन तथा मूल्याङ्कनले निम्नअनुसारका बुँदालाई समेटेको हुनुपर्दछ ।
ऋणको प्रयोग, अदृश्य भाखा नाघेको ऋण, सहकारी संस्कार लागु भए÷नभएको,
गलत भौचिङ्ग, सहि विश्लेषण विनाको ऋण लगानी, नगद अपचलन, भाखा नाघेको ऋण असुलीको लागि सामाजिक उत्प्रेरणा, भाखा नाघेको ऋण असुली सम्बन्धी सवल पक्ष र दुर्वल पक्षको विश्लेषण,
अपर्याप्त व्यवस्थापन सूचना प्रणाली, लेखा सूचना प्रणाली र कमजोर लेखा प्रणाली
(ङ) व्यवस्थापन सूचना प्रणाली तथा लेखा सूचना प्रणाली
संस्थाको वास्तविक र उपयुक्त ढाँचामा तयार गरेको व्यवस्थापन सूचना प्रणालीले सरोकारवालाहरुलाई विश्वास दिलाउने बातावरण तय गर्दछ । सहि सूचना प्रणालीले संस्थालाई रुपान्तरण गर्न सघाउ पु¥याउँदछ । यस अन्तर्गत देहायका पक्षहरुलाई समेटिनु पर्दछ ।
पर्याप्त व्यवस्थापन सूचना प्रणाली, सहि तथा प्रभावकारी ढंगले प्रयोग गरिएको व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको ढाँचा, प्रतिवेदन प्रणालीमा क्रमबद्धता भाखा नाघेको ऋणको अवधि अनुसारको प्रतिवेदन, दोहोरो लेखा प्रणाली र एक्रुरल लेखा प्रणाली
ऋण नोक्सानी व्यवस्था, भाखा नाघेको ऋण असुल भएको सहि अभिलेख
(च) आन्तरिक लेखापरीक्षण
आन्तरिक लेखापरीक्षण स्वतन्त्र ढंगले संस्थागत परीक्षण गर्ने कार्य हो जसले संस्थाका लेखा तथा अन्य गतिविधीलाई जाँच्ने तथा मूल्याङ्कन गर्ने कार्य गर्दछ । आन्तरिक लेखापरीक्षण संस्थाको सञ्चालन गतिविधी तथा आन्तरिक नियन्त्रणको अवस्था सहि भए ÷नभएको जाँच गर्ने एक कडि हो । जसका लागि संस्थामा आन्तरिक लेखापरीक्षकको व्यवस्था गरी सबै गतिविधीहरुको चेकजाँच तथा परीक्षण गर्नु आवश्यक पर्दछ । आन्तरिक लेखापरीक्षणमा देहायका विषयहरु समेटिएको हुनुपर्दछ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रभावकारिताको जाँच, लेखा तथा अभिलेख सहितको वित्तीय व्यवस्थापन प्रणालीको विश्वसनियताको सुनिश्चतता
सम्पत्ति सुरक्षाको अवस्था कुशल, प्रभावकारी, मितव्ययी, क्रमबद्ध सञ्चालन र गुणस्तरीय उत्पादन तथा सेवा जुन संस्थाको ध्येयसँग सम्बन्धित होस, संस्थासँग सम्बन्धित कानुन, नियमन, कार्यविधि तथा परिपत्रहरु पालनाको सुनिश्चतता
(छ) व्यवस्थापनलाई उपलब्ध गराईएका सुझावहरु
बाह्य लेखापरीक्षक तथा संस्थाका नियामक निकायले संस्थाको वित्तीय तथा अन्य गतिविधीका बारेमा दिएका सुझावहरुले संस्थाको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको अवस्थाको जानकारी मिल्दछ । जसमा निम्न विषयहरु समेटिएका हुन्छन् ।
आन्तरिक नियन्त्रणमा भएका कमिकमजोरीको पहिचान
विद्यमान आन्तरिक नियन्त्रणका सम्बन्धमा सुधारका लागि उपलब्ध गराईएका सुझावहरु
कुनै पनि कार्य शुरुदेखी अन्त्यसम्मका सबै प्रक्रिया एक जना व्यक्तिले मात्र गर्दा त्रुटीहरु हुन सक्ने सम्भावना जति बढि हुन्छ त्यो भन्दा बढि उसले जालसाँजी गर्ने सम्भावना हुने हुनाले विभिन्न तह र जिम्मेवारीमा रहेका पदाधिकारी र कर्मचारीहरुको उक्त प्रक्रियामा संलग्नताका साथै एकजनाले गरेको काम अर्कोले चेकजाँच गर्ने (प्रबन्धकले सहायक स्तरका कर्मचारीको र विभागीय प्रमुखले सेवा केन्द्र प्रमुखको) पद्धतिलाई आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रमुख अंगका रुपमा स्वीकार गर्न सकेको खण्डमा अनियमितता न्युनिकरणमा उल्लेख्य प्रगति हासिल हुन सक्दछ । संस्थाले तय गरेका नीति नियम नै संस्था सञ्चालनका मार्गदर्शक सिद्धान्त हुन ।
तिनीहरुको पूर्ण परिपालना गर्ने र कार्यान्वयनका क्रममा नीति नियमलाई आत्मसाथ गर्नु कर्मचारी÷पदाधिकारीको कर्तव्य पनि हो । काम गर्ने नाममा नियम र प्रक्रिया विर्सने प्रवृतिलाई संस्थाको हकमा लागु हुन नदिने र कर्मचारी÷पदाधिकारीहरु संस्था प्रति इमान्दार हुन सकेको खण्डमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली सुदृढ हुन सक्दछ ।
यसका लागि कर्मचारी आचार संहिता तयार गर्ने, नीति नियम कार्यान्वयनमा जिम्मेवारीको स्पष्ट बाँडफाँड, सुशासनको अवस्थाबारे निश्चित समयको अन्तरालमा अनुगमन गर्ने प्रणाली विकास गर्नुपर्छ ।
© 2018, ताण्डव न्यूज. सर्वाधिकार सुरक्षित नोट : यस ताण्डव न्यूजबाट सम्प्रेषित कुनै पनि समाचार वा जानकारी सर्वाधिकार सुरक्षित गरिएको छ । ‘ताण्डव न्यूज डटकम’बाट प्रेषित समाचार अनलाइन न्यूजहरुले जस्ताको तस्तै साभार गरेको पाइएकाले यो नगर्न हुन अनुरोध गर्दछौं । अन्यथा, बिनाअनुमति हाम्रा सामग्री प्रयोग गरे कानुनी कारबाहीमा जान बाध्य हुनेछौं ।
Comments are closed.